Du har sikkert hørt forkortelsen GDPR mange gange den seneste tid, og du er sandsynligvis også ved at være træt af mails fra diverse virksomheder, der forklarer dig, hvordan de har opdateret deres persondatapolitik. 

Det er der en god grund til, for i dag træder en ny europæisk lov i kraft, som stiller nye krav til virksomheder og foreningers håndtering af persondata. 

GDPR står for General Data Protection Regulation og ifølge den, kan man straffes med store bøder, hvis man håndterer personlige oplysninger forkert. 

De nye regler gælder også landets tillidsrepræsentanter. Vi har talt med tre af dem om, hvordan de har forberedt sig på de nye regler. 

“Vi er lige så forsigtige med personoplysninger fra vores kolleger, som vi altid har været”

Hos Post Danmark i Terminal Taastrup har man i forvejen aflåste skabe og arkiver til personfølsom data på de omtrent 250 medlemmer, så ifølge tillidsrepræsentanten Karina Sørensen har der ikke været det store at forberede, inden de nye regler for EU træder i kraft. 

- Vi er lige så forsigtige med personoplysninger fra vores kolleger, som vi altid har været, siger hun om sit og de tre andre tillidsrepræsentanters arbejde. 

Der har dog været lidt forvirring på arbejdspladsen, fordi der har været mange forskellige holdninger til, hvordan de nye regler skal tolkes. 

- Der er så mange forskellige historier, at jeg går og afventer at få en udmelding fra min lokalafdeling om, hvad man må og ikke må. 

Eksempelvis har Karina Sørensen været vant til, at hendes kollegers kontingent til fagforeningen blev trukket over lønnen. 

- Pludselig løb der en masse rygter om, at det måtte vi ikke mere, siger hun og uddyber, at det er lovgivning, som kan være meget svært at finde rundt i. 

- Og det lyder ikke til, at vi er de eneste, som har svært ved det. 

“Der har været en del oprydningsarbejde”

Hos Novozymes i Kalundborg er Arne Juul Hansen en ud af to tillidsrepræsentanter for 330 medlemmer. På hans arbejdsplads har tillidsrepræsentanterne fået hjælp fra de jurister, der i forvejen hjalp virksomheden med at tilpasse sig de nye regler. 

- Vi tror, at vi har forholdt os til det, som vi skal forholde os til, siger Arne Juul Hansen. 

Også hos ham har man været vant til at trække fagforeningskontingentet over lønnen, men efter rådgivning fra juristerne har de fundet ud af, at der var brug for et samtykke fra medlemmerne for at den praksis kunne fortsætte. 

- At være medlem af en fagforening er ifølge de nye regler en særlig følsom oplysning, som man skal give samtykke til, at man gerne vil dele, siger Arne Juul Hansen. 

Udover samtykket arbejder Arne Juul Hansen og den anden tillidsrepræsentant også på at lave et nyhedsbrev, som kan informere deres kolleger om, hvad de bruger deres private oplysninger til. 

I øjeblikket bliver Arne Juul Hansen konstant klogere på de nye regler. 

- Som jeg ser det nu, så handler det om, at man fortæller medlemmerne, hvad man gør, og så gør man kun det, man har brug for at gøre. 

De to tillidsrepræsentanter har også haft en del oprydningsarbejde, og Arne Juul Hansen tror, at det kommer til at kræve selvdisciplin konstant at holde persondata væk fra skrivebordet og få dem låst ned løbende. 

- Man skal tænke endnu mere over, hvordan man arbejder, siger han. 

Personlige dokumenter er dog også tidligere blevet låst ned, og Arne Juul Hansen har aldrig oplevet, at der er blevet delt personlige data med udefrakommende. 

- Der er aldrig sluppet noget ud, så det kan jo ikke blive bedre. Men forhåbentligt kan de her regler alligevel skabe en endnu større sikkerhed. 

Han overvejer nøje, hvilke informationer han og den anden tillidsrepræsentant har brug for. 

- Vi bliver nødt til at være bevidste om, hvor grænsen går. For vi bliver jo nødt til at have folks oplysninger, hvis vi skal varetage deres interesser bedst muligt.

“I praksis er det ikke de helt vilde forandringer”

Kitty Thaarup er fællestillidsrepræsentant for 29 tillidsrepræsentanter i Grundfos. At sætte sig ind i håndtering af personfølsomme oplysninger er ikke nyt for de mange tillidsrepræsentanter, men de har diskuteret mange scenarier igennem i forbindelse med implementeringen af de nye EU-regler. 

- Vi har ikke altid været enige om, hvilken data vi skulle slette, siger Kitty Thaarup, som også har fået hjælp af Grundfos’ jurister. 

Vi har skullet argumentere for, hvilke oplysninger vi har brug for. Men det er ikke altid til at vide, hvad man får brug for i fremtiden. 

Derfor er meget data blevet slettet. For eksempel fraværslister, som man har gemt i tilfælde af konflikter med arbejdsgiveren. Men dem har man besluttet sig for at skaffe sig af med nu.

- Det handler meget om tradition, hvad man har gemt. Men i dag har vi ikke brug for at gemme så meget, siger Kitty Thaarup.

Tillidsrepræsentanterne på Grundfos har ingen oplysninger på papir. Alle deres dokumenter ligger på lukkede drev digitalt. 

- Der er ikke noget, som ligger og flyder i mapper. Sådan har det ikke været i mange år. Engang fik vi kopier af ansættelsesbeviser i papir, men det får vi digitalt nu. 

Netop fordi Kitty Thaarup og resten af tillidsrepræsentanterne har været vant til at tage godt vare på personlige oplysninger, føler hun ikke, at der er meget, der forandres med de nye regler. 

- Det fylder meget, når vi taler om det, men i praksis er det ikke de helt vilde forandringer.